Creëer met deze tips gedenkwaardige break-out sessies voor uw volgende congres. Een goed doordachte break-out sessie levert enthousiaste deelnemers en waardevolle informatie op. Hieronder leest u wat u kunt doen om de break-out sessies zo goed mogelijk in te richten.

Formuleer vooraf duidelijke doelstellingen

Als het doel van de break-out sessie onduidelijk is kan dit ten koste gaan van het resultaat. Formuleer daarom doelstellingen, zodat de break-out sessie gestructureerd en efficiënt verloopt. Dit zorgt voor een hoger rendement en bespaart kostbare energie van de deelnemers.

• Formuleer doelstellingen die passen bij de break-out sessie. Brainstormen vraagt bijvoorbeeld een andere aanpak dan wanneer iets wordt uitgelegd, geleerd of toegepast.
• Start de sessie met een uitleg of kies twee doelstellingen die tijdens de break-out sessie behaald moeten worden.

Laat deelnemers de doelstellingen bepalen

Kies voor een avontuurlijke aanpak en laat uw deelnemers zelf de doelstellingen kiezen. Formuleer vooraf een aantal doelstellingen en presenteer deze via een netwerkapp als Buzzmaster. Deelnemers loggen in op de app en brengen hun stem uit.

• Zorg dat de stemronde aan het begin van het congres plaatsvindt. Uw deelnemers zitten vol energie en hebben zin om te leren van uw congres.

Wees creatief en maak de break-out sessie leuk

Interactie en plezier dragen bij aan een gedenkwaardige leerervaring. Er is dus ruimte voor spellen of activiteiten als speeddaten, Q&A’s en puzzels. Zorg met duidelijke doelstellingen dat het doel van de sessie in het vizier blijft.

• Kies een activiteit die past bij doelstellingen van het congres. Een speeddate is een goede manier om het ijs te breken, maar is overbodig bij een bestaand team.

Inspireer uw deelnemers met sprekers

Een spreker uit een ander domein kan een inspirerende uitwerking hebben op uw deelnemers. Door met een andere bril naar hetzelfde vakgebied of onderwerp te kijken, ontstaan er nieuwe ideeën en inzichten.

• Motiveer deelnemers met een ex-topsporter. De spreker kan door zijn of haar verleden vertellen wat er nodig is om de absolute top te behalen.

Kies de juiste gespreksleider

Een goede gespreksleider presenteert uw bijeenkomst op de juiste manier, leidt discussies en draagt zorg over het behalen van doelstellingen. Laat u daarom uitgebreid adviseren over verschillende gespreksleiders, zodat u zeker weet dat uw congres in goede handen is.

• Kies ook bij kleinere break-out sessies voor een gespreksleider. Hij of zij verzamelt de uitkomsten die gedeeld kunnen worden in een community na het evenement.

Plan geen break-out sessie als pauze in

Break-out sessies lijken een ideale manier om een congres te onderbreken, maar daar zijn ze niet voor bedoeld. Een goede break-out sessie geeft deelnemers de mogelijkheid om onderwerpen te bespreken, te netwerken en te innoveren. Als uw deelnemers door het gebrek aan pauze vermoeid zijn, zal de sessie niet het gewenste resultaat opleveren.

• Plan gedurende het congres meerdere korte pauzes in, zodat uw deelnemers productiever zijn tijdens break-out sessies.

Boost de energie met gezonde voeding

Gedurende de dag zal het energieniveau van uw deelnemers steeds verder afnemen. Start de break-out sessie daarom met een energieboost. Kies in plaats van een ongezonde snack, koffie of een energiedrankje voor een verantwoord tussendoortje. De betere cateraars hebben een ruim assortiment gezonde ‘energizers’.

• Zorg dat de snack past bij het tijdstip van de break-out sessie. Een hartige energizer past wat beter bij een middagsessie dan een zoete variant.

Verzamel feedback

Het voor zowel de deelnemer als de organisatie belangrijk om van elke break-out sessie te leren. Stuur deelnemers aan het einde van de break-out sessie een bericht om feedback te verzamelen. Is er geen event-app ingezet? Stuur de vragen dan via het e-mail adres waarmee deelnemers zich hebben aangemeld.

• Een simpele vraag als: “op een schaal van 1 tot 10, hoe nuttig vond u deze sessie?” is een goede manier om reacties uit te lokken.

Heeft u vragen, feedback of behoefte aan aanvullende informatie? Neem dan gerust contact met ons op.